ホームページ担当者が退職するとき、何を引き継げばいい？｜そのまま使える引き継ぎテンプレート

会社のホームページを担当している人が退職することになった。

でも、いざ引き継ごうとすると、こんなことが分からない。

ホームページは、何で作られている？
ホームページの管理画面は、どこから入る？
サーバーはどこの会社で、どのプランを契約している？
ドメインはどこで管理していて、いつ更新される？
会社のメールは、どのサービスを使っている？
GoogleアカウントやGoogle Drive、アクセス解析（Google Analytics）など、ホームページの運営に使っているサービスはどうなっている？
ホームページを作った会社や、現在の保守会社はどこ？
契約や支払いは誰が管理している？

ホームページの引き継ぎというと、ホームページのURLや管理システムのログイン情報だけを渡せばいいように思われがちです。

しかし実際には、サーバー、ドメイン、メール、Google関連のサービス、各種アカウント、契約情報など、ホームページの運営に関係する情報は意外とたくさんあります。

しかも、後任者がまだ決まっていないというケースもあります。

この記事では、ホームページ担当者が退職するときに、最低限確認しておきたい情報と、そのままコピーしてメールやチャットで使える引き継ぎテンプレートを紹介します。

1．ホームページの引き継ぎで確認すること

ホームページの引き継ぎでは、ホームページのURLやログイン情報だけを渡せば終わり、というわけではありません。

最低限、次の項目を確認しておきましょう。

ホームページ

ホームページのURL
ホームページの更新方法（WordPress、Movable Type、Wix、Jimdo、FTPなど）
管理画面のURL、ログインID、パスワード（管理画面がある場合）
現在の管理者

サーバー・ドメイン

サーバー会社と契約しているプラン
契約者
サーバー管理画面のURL、ログインID、パスワード
FTP情報（利用している場合）
ドメインの管理会社
ドメイン管理画面のURL、ログインID、パスワード

SSL・メール

SSLの管理方法（無料・有料、更新方法など）
メールサーバー（ホームページとは異なるサーバーの場合がある）
使用しているメールアドレス
転送設定など

Google関連

Google アカウント
Google Drive
アクセス解析（Google Analytics）
その他、ホームページの運営に使っているサービス

外部業者

ホームページ制作会社
保守・管理会社
担当者・連絡先
契約内容
月額・年間費用
契約更新時期

そして、もう一つ重要なのが、「現在困っていること」や「担当者しか知らないこと」です。

例えば、

お問い合わせフォームからのメールが届かないことがある
毎月、○日にサーバーを確認している
このページだけ制作会社に修正を依頼する

といった情報です。

こうした情報は、後任者にとって非常に役立ちます。

2．パスワードはメール本文に書かない

引き継ぎの際には、ホームページやサーバーなどのログイン情報も引き継ぐ必要があります。

ただし、メールやチャットの本文にパスワードをそのまま書くのはおすすめしません。

引き継ぎ文面には、

サーバー：エックスサーバーのスタンダードプラン
管理画面URL：○○○○
ログインID：○○○○
パスワード：社内のパスワード管理ツールに保管

のように、パスワードをどこで管理しているかを記載し、パスワードそのものは別の安全な方法で引き継ぐとよいでしょう。

3．そのまま使える「ホームページ引き継ぎテンプレート」

ここでは、ホームページ担当者が退職するときに、そのままメールやチャットにコピーして使えるテンプレートを用意しました。

分かるところだけ記入すれば大丈夫です。
すべての項目を埋める必要はありません。

件名：ホームページ管理の引き継ぎについて

ホームページの管理について、現在分かっている情報をまとめました。

■ 基本情報
会社名：
ホームページURL：
現在の担当者：
退職予定日：

■ ホームページ
ホームページの更新方法：
管理画面URL：
ログインID：
パスワードの管理方法：
現在の管理者：

■ サーバー
サーバー会社：
契約プラン：
契約者：
サーバー管理画面URL：
ログインID：
パスワードの管理方法：
FTP情報：
契約更新時期：

■ ドメイン
ドメイン管理会社：
契約者：
管理画面URL：
ログインID：
パスワードの管理方法：
更新期限：

■ SSL
管理方法：
更新方法：
更新期限：

■ メール
メールサーバー：
使用しているメールアドレス：
転送設定など：

■ Google関連
Googleアカウント：
Google Drive：
アクセス解析（Google Analytics）：
その他、ホームページの運営に使っているサービス：

■ 制作・保守会社
ホームページ制作会社：
保守・管理会社：
担当者・連絡先：
契約内容：
月額・年間費用：
契約更新時期：

■ 現在困っていること
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■ 直近で対応が必要なこと
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■ 過去のトラブル・注意事項
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■ 担当者しか知らないこと・特殊な設定
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■ 分からないこと
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■ その他
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※パスワードはメールやチャット本文には記載せず、別の安全な方法で引き継いでください。

全部の項目が分からなくても問題ありません。

たとえば「サーバーが分からない」「ドメインの管理会社が分からない」「昔の制作会社が分からない」という場合は、無理に調べたり推測したりせず、「不明」と書いておきましょう。

「何も分からない」よりも、「ここまでは確認したけれど分からない」と記録されているほうが、次の担当者や引き継ぎを受ける会社にとって役に立ちます。

4．後任者が決まっていない場合は？

「ホームページを担当していた人が退職する。でも、社内に後任者がいない」というケースもあります。

この場合、まずは上のテンプレートを使って、現在分かっている情報を整理するところから始めてください。

分からない項目があっても、「不明」と書いておけば大丈夫です。

そのうえで、

社内の別の担当者に引き継ぐ
以前の制作会社に相談する
新しい制作会社に引き継ぐ
ホームページの保守・管理を外部に依頼する

といった方法を検討します。

大切なのは、後任者が決まっていないからといって、ホームページまで作り直す必要はないということです。

現在のホームページをそのまま引き継いで管理してもらえる場合もあります。

5．ホームページの管理を外部に引き継ぐ方法

社内にホームページを管理できる人がいない場合は、外部の制作会社や保守・管理会社に依頼することもできます。

その場合、最初からホームページをリニューアルする必要はありません。

まず、

ホームページの更新方法
サーバー
ドメイン
SSL
メール
Google関連のサービス
バックアップ
過去のカスタマイズや特殊な設定

などを確認して、現在のホームページをそのまま引き継いで管理できるか確認します。

特に、長期間更新されていないホームページや、以前の担当者が独自にカスタマイズしているホームページの場合は、いきなり変更や更新を行うのではなく、まず現在の状態を確認してから対応することが重要です。

まとめ

ホームページ担当者が退職するときは、ログイン情報だけでなく、

ホームページ
サーバー
ドメイン
SSL
メール
Google関連サービス
制作・保守会社
契約・更新情報
現在の問題
担当者しか知らないこと

まで確認しておきましょう。

そして、分からないことは「分からない」と書いておく。

それだけでも、次の担当者や外部の制作会社が状況を把握するための大切な情報になります。

もしホームページ担当者が退職するものの、「社内に誰も引き継げる人がいない」という場合は、現在のホームページをそのまま外部に引き継いで管理してもらう方法もあります。

当方では、現在のホームページの状態を確認したうえで、更新・トラブル対応・サーバーやドメインまわりの管理などを引き継ぐ、ホームページの保守・管理を行っています。

ホームページの保守・管理は、月額4,400円～8,800円を目安としています。

担当者の退職をきっかけに「ホームページを誰に引き継げばいいのか分からない」という場合も、まずは現在の状況を整理するところからご相談ください。

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