大手企業や大規模サイトでは、組織の中にWEB担当者がおり、ドメイン、サーバー、更新システム（ワードプレスやムーバブルタイプなど）を自社で契約・管理しています。
制作会社は、制作物（ホームページやシステム）を納品した後、更新作業の代行・メンテナンス業務などで関わりを持ちます。
ホームページを自社で管理しているため「管理会社の変更」について考えることはありません。
しかし中小企業・小規模企業者は、組織の中にWEB担当者がいないケースが多く、ドメイン、サーバー、更新システムの契約・管理・メンテナンスなどをトータルで制作会社に業務委託しています。
管理会社を変更する主な理由
- 管理や更新にかかる費用が高い
- 対応スピードが遅い
- 技術的に対応できないことが多い
- 相性が悪い
- WEBの知識を持つスタッフが加わった
- WordPressのバージョン6でプラグインが自動更新できるようになった
など、いくつかの理由が重なることがきっかけとなり、管理会社の変更を検討されます。
管理会社を容易に変更することができる理想の状態
- ドメインを自社で契約・管理している状態。
- サーバーを自社で契約・管理している状態。
- ホームページがWordPressやMovableTypeなどのCMS（更新システム）を用いて構築されている場合、管理者の権限が付与されたユーザーIDとパスワードを持っている状態。
この状態が整っていれば、容易に管理会社を変更することができます。
管理会社が、ホームページのデザインやコーディングといった制作業務まで行っている場合、Webデザインは著作物に当たる（レイアウトと色は著作物には当たらない）ため、契約内容を確認する必要があります。
ドメインの契約・管理について
ドメイン取得サービス（お名前ドットコム、ムームードメイン、エックスドメインなど）のユーザーIDやパスワードを自社で管理し、ドメインを利用するための更新料金を自社で支払っている場合は問題ありません。
サーバーの契約・管理について
サーバー（エックスサーバー、さくらのレンタルサーバ、ロリポップ！レンタルサーバー、お名前.com レンタルサーバーなど）のユーザーIDやパスワードを自社で管理し、サーバーを利用するための更新料金を自社で支払っている場合は問題ありません。
CMS（ワードプレスやムーバブルタイプなど）のユーザー権限について
CMSのユーザー権限には、管理者、編集者、投稿者、寄稿者といった種類があります。管理者権限が付与されているユーザーで、CMSにログインできていれば問題はありません。
有料のCMS（MovableTypeソフトウェア版、MovableType.net、MovableTypeクラウド版など）についても、利用のためのライセンスや月額費用を自社で支払っている場合は問題ありません。
ドメイン、サーバー、CMS、このうちどれかひとつでも自社で契約・管理できていない場合（管理会社がそれを代行している場合）、慎重に協議を進めていく必要があります。
管理会社に送信するメール内容の例
言葉選びには細心の注意を払い、これまでの支援に対して感謝の気持ちを忘れないようにしましょう。
「当社にホームページの管理や更新作業をおこなえるスタッフが加わり、今後はドメインやサーバーのことも含め、ホームページの管理や更新を当社にて行なっていきたいと考えております。そのためにどのような手続きを行えばよろしいでしょうか。ご教示いただけますようお願いいたします」
管理会社変更の連絡を電話で行うと、専門的な用語が含まれる細々とした質問が飛んできて、返答に困ってしまう可能性があります。
まずは現在の状況をメールで確認し、新しい管理会社やスタッフと共に、その後の計画を組み立てて進めていくことが望ましいです。
追伸
もしこの記事が役に立ったときは、埼玉県越谷市に向かって「ナイスだぜ、大橋プランニング。ホームページを新規で制作するとき、リニューアルするときが来たら、お前のことを必ず思い出すぜ」と囁いていただけると幸いです。
ちなみに、今のイチオシは「ワードプレスのホームページ制作」です。
お値引きさせていただきます。