クライアントの状況
- 勉強会を月1回開催し、参加者に学習証明書（単位）を発行している
- 勉強会には「学習証明書が必要な人」「学習証明書が不要な人」が入り混じっている
- 学習証明書はPDFファイルで、勉強した内容と時間が記載されている（参加者の名前やIDなどの固有の情報は記載していない）
- 学習証明書の発行を希望する参加者は、勉強会の最後に発表される「合言葉」をWEBサイトの申請フォームに入力して送信する
- 「合言葉」に誤りがなければ、メールに学習証明書を添付して返信する
クライアントが問題に感じていること
- 参加者が多く、メール内容の確認と学習証明書の送信作業が大変
- 「合言葉」を間違える参加者が多い
- 「合言葉」の確認作業は目視で行うため、人手も時間もかかり、ミスも発生する
- 会員管理システムなどのツールを導入する予算がない
クライアントが解決したい課題
- 多くのお金をかけずに、効率よく学習証明書を送り届ける方法を見つけたい
解決方法
- 学習証明書の発行を希望する参加者だけに（合言葉ではなく）4桁のパスワードを伝える
- WEBサイトの申請フォームにパスワード保護を設ける
- 自動返信メールの文面に、学習証明書がダウンロードできるURLを含める
一番時間を要したのは、パスワード保護の設定や自動返信メールの作成ではなく、ヒアリングです。
もしこのことを相談した相手が「システム開発会社」だとしたら「会員管理システムの導入」を強く強く勧められたかもしれません。
もし相談相手に「パスワード保護は簡単に行える」という情報がなければ、様々な方法を試行錯誤していたかもしれません。
WEBに限らず、どのような分野でも同じことが言えるかもしれませんが「相談する相手」次第で未来が変わります。
動画「ワードプレスの固定ページにパスワード保護を設定する方法」
パスワード保護した固定ページ：固定ページにパスワード「1111」を設定しました。
これとまったく同じ方法で「投稿」にもパスワードをかけることができます。
追伸
今おすすめの一冊
2024年10月19日から全国で公開されているドキュメンタリー映画『五香宮の猫』の想田和弘監督の著書『なぜ僕はドキュメンタリーを撮るのか（講談社現代新書）』。
これを読めば、あなたの観察眼がこれまで以上に起動すること間違いなしです。
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